Sähköinen vai paperinen kirjanpito?

Kirjanpito on viime vuosina sähköistynyt kovaa vauhtia. Isot yritykset ovat pitkälti jo täysin sähköisessä ympäristössä, mikä onkin niille usein se kannattavin vaihtoehto. Myös pienet yritykset siirtyvät kovaa vauhtia sähköiseen maailmaan, joko omasta halusta tai osittain pakosta. Monet tilitoimistot tarjoavat palvelua enää vain sähköisenä, eikä valinnanvaraa jää, mikäli haluaa olla juuri kyseisen tilitoimiston asiakas. Myös verottaja haluaa ahnaasti kaiken kirjanpitomateriaalin maksuliikennettä myöden siirtyvän sähköiseen maailmaan. Jopa niin reaaliaikaisesti, että maksukortin vilautuksesta tai laskun lähettämisestä asiakkaalle olisi saman tien tieto verottajan järjestelmissä. Koska tällainen toteutuu vai toteutuuko koskaan, jää nähtäväksi.

Mikäli haluat seurata yrityksesi taloushallintoa reaaliaikaisesti, on sähköinen kirjanpito ainoa oikea valinta.

Paperinen vai sähköinen?

Vaikka sähköinen taloushallinto on kovasti yleistymässä, moni pienyrittäjä tykkää edelleen hoitaa kirjanpitoasiat paperisena. Monelle yksinyrittäjälle itse papereiden toimittaminen kirjanpitäjälle on tärkeä juttu. Siinä ehtii samalla vaihtamaan niin yrityksen kuin yrittäjänkin sen hetkiset kuulumiset. Monta kertaa näillä paperintuontireissuilla on tullut ilmi isompiakin asioita, mitkä vaikuttavat yrittäjän päätöksentekoon ja kirjanpitoon. Korona-aikakausi on tosin tuonut nyt sen, että paperit jätetään entistä enemmän postilaatikkoon ja tapaamiset jäävät vähemmälle.

Monelle yrittäjälle paperinen kirjanpito on edelleen mieluisin vaihtoehto.

Korona-aika on myös lisännyt monelta osalta sähköisten palveluiden käyttöä, niin kirjanpidossa, palavereissa kuin maksuliikenteessäkin. Monen kohdalla tämä aika on helpottanut päätöstä sähköiseen siirtymisessä, varsinkin jos on ollut kahden vaiheilla siirtymisen kanssa. Myös etäpalaverit ovat tulleet monelle osaksi arkea. Etäpalaverien yleistyminen on monelle yrittäjälle ollut loistava juttu, säästyy sekä aikaa että rahaa, kun ei tarvitse tehdä työmatkoja enää niin paljon kuin ennen. Tämä on myös laajentanut palveluiden ja asiakkaiden saavutettavuutta, enää ei maantieteellisellä sijainnilla ole sellaista merkitystä kuin ennen.

Mitä suurempi kirjanpitomateriaalien määrä yrityksellä on, sitä enemmän sähköinen taloushallinto säästää yrittäjän aikaa verrattuna papereiden käsittelyyn.

Myös hinta ratkaisee monella sähköiseen kirjanpitoon siirtymisessä. Riippuu paljon yrityksen koosta ja etenkin kirjanpitomateriaalin määrästä, kumpi tulee edullisemmaksi. Myös käytetyt ohjelmat ja tilitoimiston oma hinnoittelupolitiikka vaikuttavat tähän. Toisaalta moni on valmis maksamaan siitä, että omaa aikaa säästyy ja saa laskut maksettua parilla napin painalluksella. Toiset taas haluavat kaiken konkreettisesti paperille ja hoitaa itse maksut verkkopankista. Se tapa, mikä on toiselle paras, ei välttämättä toista miellytä. Tai se tapa, joka on järkevin ja edullisin tänään, ei välttämättä ole enää huomenna kannattavin.

Kevytyrittäjyyttä vai kunnon yritys?

Taloushallinnon palveluiden tarjonta on myös muuttunut viime vuosina paljon ja tulee varmasti muuttumaan jatkossakin. Esimerkiksi niin sanotut kevytyrittäjyyspalvelut ovat tulleet vauhdilla markkinoille. Osa tykkää kevytyrittäjyydestä, osa haluaa perinteistä kirjanpitopalvelua, jossa on oma nimetty kirjanpitäjä ja joku taas tykkää, että kunhan taloushallinto hoituu, niin ei ole väliä kuka sen tekee. 

Kevytyrittäjyys on hyvä vaihtoehto monelle sivutoimiselle palveluiden tuottajalle.

Moni vaihtaa kevytyrittäjyyden varsinaiseen yrittäjyyteen ja kunnon tilitoimistopalveluun toiminnan kasvaessa. Usein tämä onkin järkevää, varsinkin siltä kannalta, että kaikki yritykselle kuuluvat kulut tulevat varmemmin hoidettua vähennyksiin. Samoin toiminnan kasvaessa neuvonnan tarve usein kasvaa, joten silloin pitää miettiä oman kirjanpitäjän tai neuvontapalvelun hommaamista.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Ehkä tulevaisuudessa kirjanpito menee pitkälti automaatiolla ja neuvonta ostetaan muualta. Vielä tuntuu kaukaiselta ajatukselta, että automaatio voisi hoitaa kaiken. Tavanomaiset ostot, myynnit, puhelin- ym. kuukausittain toistuvat kulut menevät sähköisissä ohjelmissa jo nyt usein automaatiolla oikein kirjanpitoon. Silti kaikki pitää tarkistaa ja tarvittaessa oikoilla oikeille tileille. Harvinaisemmissa tapahtumissa automaatio ei korvaa ihmisen taitoa. 

Myös vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta mietityttää automaation edetessä. Verottaja on sanktioinut melkein kaiken pienemmistäkin inhimillisistä virheistä lähtien. AVI tulee kovaa vauhtia perästä rahanpesulakeineen ja siihen liittyvineen sanktioineen. Jos automaatio hoitaa kirjanpidon, robotti verotuksen ja kohta varmaan rahanpesun valvonnankin, niin paljonko tähän systeemin voi enää luottaa? Kuka maksaa automaatiosta johtuneet virheet?

Joutuuko yrittäjä maksumieheksi automaation mahdollisista virheistä?

Kuinka pitkälle sähköisyyttä ja automaatiota voi ja kannattaa edes viedä? Yrittäjät ovat kuitenkin edelleen ihmisiä ja moni kaipaa ihmisen palvelua, oli kyse sitten kirjanpidosta, vakuutuksista tai pankkiasioista. Monia yrittäjiä myös ahdistaa jatkuva sähköisyyteen ja automaatioon siirtyminen. Monesti se tarkoittaa myös työtehtävien siirtämistä taholta toiselle. Esimerkiksi verottaja on siirtänyt todella paljon töitänsä yrittäjien ja kirjanpitäjien harteille. Monet pankit vaativat asiakkaitaan täyttämään vaikkapa lainaa hakiessa monimutkaisia pitkiä lomakkeita. Ennen pankkivirkailijat täyttivät nämä, eikä asiakkaiden tarvinnut osata heidän työtään.

Taloushallinnon puolella parhaimmillaan automaatio jättää niin yrittäjille kuin taloushallinnon ammattilaisille enemmän aikaa muuhun työhön, kun iso osa rutiinitöistä jää pois. Näin ehditään paremmin seuraamaan yrityksen tilannetta ja kehittämään yrityksen toimintoja. Ehkäpä taloushallinnon ammattilaisten rooli vaan lisääntyy ja syvenee yritysten toiminnoissa. Vielä kun ei ole keksitty niin älykästä laitetta, että se osaisi antaa oikean vastauksen yrittäjän kysymykseen kaikkia kirjapito- ja verolakeja, oikeustapauksia sekä kannattavuutta ym. huomioiden.

Virve Elovaara
Virve Elovaara

Kirjoitan pienyrittäjiä askarruttavista ja puhuttavista aiheista. Lukijana sinun kannattaa kuitenkin muistaa, että kaikenkattavat ja jokaiseen tilanteeseen pätevät vastaukset ovat usein mahdottomia.